L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales apporte des réponses aux problèmes posés par les actuelles mesures administratives qui interdisent les rassemblements collectifs en période de confinement.
Voici les principales dispositions concernant la tenue des assemblées générales et des conseils d’administration prévus jusqu’au 31 juillet 2020.
L’ordonnance s’applique de façon rétroactive au 12 mars 2020, et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.
Ces règles sont donc exceptionnelles et dérogatoires du droit commun.
Dès le 6 mars, avant le confinement annoncé le 17 mars dernier, l’Autorité des marchés financiers (AMF) avait publié un premier communiqué de presse rappelant les règles qui permettent aux actionnaires de participer à l’assemblée générale d’une société cotée sans y assister physiquement. Ces règles ont été modifiées par une ordonnance du 25 mars.
La réunion du conseil d’administration
L’ordonnance autorise les dispositions suivantes :
- toute décision du conseil d’administration peut être adoptée sans réunion physique de ses membres et quel que soit l’objet de la décision,
- toutefois, la moitié au moins des administrateurs doit participer à la réunion par une conférence téléphonique ou audiovisuelle ; l’identification des administrateurs (au moins la voix) et leur participation effective à la réunion doivent être permis par la technique utilisée. Les procès-verbaux des réunions devraient indiquer les techniques de communication utilisées.
- ces dispositions s’appliquent même si elles ne sont pas prévues dans les statuts ou le règlement intérieur.
Le ministère de l’Economie et des Finance a publié un dossier pratique « Foire aux questions » qui donne des réponses précises sur la marche à suivre.
La réunion des assemblées générales
L’ordonnance prévoit la possibilité de réunion « à huis clos » si les conditions de réunion par téléconférence ou visioconférence ne sont pas réunies (impossibilité par exemple d’identifier les participants). Une autre ordonnance (2020-218 du 25/03/20) prévoit la possibilité du report de la réunion d’approbation des comptes.
Dispositions applicables en cas d’assemblée générale à « huis clos »
Une société cotée peut, dans le cas où son assemblée générale devait se tenir dans un lieu affecté par les interdictions de rassemblements collectifs, organiser une assemblée générale à « huis clos » de ses actionnaires.
Une assemblée générale à « huis clos » est une réunion de l’assemblée générale des actionnaires qui se tient sans la présence physique de ses actionnaires. Mais ceux-ci peuvent exercer leurs droits avant ladite réunion, notamment via le vote à distance avant l’AG. Et les résultats des votes sont présentés par le président de la société ou son représentant qui lui est physiquement présent dans un lieu dédié.
Dès que possible, la société doit informer par communiqué ses actionnaires de la tenue de l’assemblée générale, des formalités de convocation et de l’exercice des droits de vote.
Elle organise notamment un vote à distance de ses actionnaires en amont de la réunion de l’assemblée générale :
- soit par correspondance par un formulaire papier qui devra parvenir au plus tard à 15h00 deux jours ouvrés avant la date de l’assemblée générale,
- soit par un pouvoir au président de la société, ou encore, si cette procédure est prévue par les statuts et mise en œuvre pour l’assemblée en question, par un vote électronique qui devra être exprimé au plus tard à 15h00 la veille de l’assemblée générale.
Conditions d’organisation d’une assemblée générale à « huis clos »
Les formalités de convocation, les règles de communication des documents et des questions écrites au préalable à la tenue de la réunion prévues par l’ordonnance conservent les principes des droits des sociétés mais autorisent également des assouplissements, par exemple par rapport aux contraintes des envois postaux.
A noter également que pour les assemblées générales tenues à « huis clos » :
- les actionnaires ne pourront ni déposer de résolutions ni amender les projets de résolution en assemblée générale ni poser des questions orales,
- les sociétés pourront présenter les rapports au conseil d’administration et des commissaires aux comptes, bien que les actionnaires ne soient pas présents physiquement pour en débattre ou poser des questions.
Conférence téléphonique ou audiovisuelle
L’autre possibilité de réunion, prévue par l’ordonnance, suppose l’utilisation des outils de conférence téléphonique ou audiovisuelle, même si cela n’est pas prévu dans les statuts. Mais cela n’est possible qu’à condition que les participants puissent être clairement identifiés.
Possibilité de reporter l’assemblée générale d’approbation des comptes
L’ordonnance 2020-218 autorise également à reporter l’assemblée générale d’approbation des comptes jusqu’à neuf mois suivant la clôture de l’exercice social.
Le conseil d’administration pourra décider du report sans requête préalable au président du tribunal de commerce.
