Les frais de transport du salarié

Lorsque vous utilisez un véhicule personnel, votre employeur peut prendre en charge une partie des frais mais il n’y a pas de caractère obligatoire.

La prise en charge obligatoire des frais de transport public (collectif, location de vélos)

La prise en charge des frais de transport est une obligation pour l’employeur s’il s’agit d’une utilisation de transports publics. Dans ce cas, la prise en charge est fixée à 50 % du prix du titre d’abonnement utilisé, sur la base d’un tarif 2^ème classe, pour le trajet le plus court en temps.

Le trajet peut être effectué soit en transport en commun (métro, bus, tramway, train), avec souscription d’un abonnement (hebdomadaire, mensuel ou annuel), soit par l’intermédiaire d’un service public de location de vélos.

Le salarié doit remettre une attestation d’abonnement (ou une attestation sur l’honneur pour une location de vélos) pour prétendre à une prise en charge de son employeur. Le montant de la prise en charge des titres d’abonnements est mentionné sur le bulletin de paie, et il est exonéré d’impôt sur le revenu.

Côté employeur, il bénéficie d’une exonération des cotisations sociales ainsi que de la CSG et de la CRDS, dans la limite des frais réellement remboursés au salarié (soit 50 % des frais de transport collectif).

Le remboursement par l’employeur est mensuel, même pour les abonnements annuels, sur justificatif remis par le salarié.

La prise en charge facultative des frais de transport personnel

Si vous utilisez votre véhicule personnel pour vous rendre sur votre lieu de travail, la prise en charge par votre employeur des frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques est facultative. Elle doit être prévue par un accord collectif ou une décision de l’employeur.

L’une des deux conditions est à remplir pour bénéficier du remboursement de ces frais :

• la résidence du salarié ou son lieu de travail est situé en dehors de la région d’Ile de France et d’une zone desservie par les transports urbains,
• ou l’utilisation du véhicule personnel est rendue indispensable en raisons des horaires de travail.

Le remboursement par l’employeur, sur justificatif remis par le salarié, est mentionné sur le bulletin de paie. La prime de transport est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite de 400 €/an pour les frais de carburant d’un véhicule thermique et dans la limite de 700 €/an pour les frais d’alimentation d’un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène.

Quelques cas d’exclusion de la prise en charge

Il est toutefois possible que la prise en charge des frais de transports soit refusée par l’employeur, notamment si :

• le salarié bénéficie d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique (voiture de fonction),

• le salarié est logé dans des conditions telles qu’il ne supporte aucun frais de transport pour se rendre au travail (logement de fonction sur place),

• le transport du salarié est assuré gratuitement par l’employeur.

La prise en charge des frais de transport alternatif : vélo personnel, covoiturage… – Le Forfait Mobilités Durables

Le « forfait mobilités durables » a été créé pour inciter les salariés à utiliser des moyens de transport plus propres que la voiture. Il n’a pas de caractère obligatoire. Il permet à l’employeur de prendre en charge les frais de transport personnel entre le domicile et le lieu de travail du salarié se déplaçant avec :

• son vélo (mécanique ou à assistance électrique) personnel,
• sa trottinette électrique (ou autre engin de déplacement motorisé) personnelle,
• des vélos mécaniques ou à assistance électrique, scooter et trottinette électriques… mis à disposition en libre-service,
• autopartage des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène,
• en covoiturage (comme passager et conducteur).

Le forfait mobilités durables bénéficie aux salariés du secteur privé ainsi qu’à l’ensemble des agents de la fonction publique.

La prise en charge facultative s’effectue sous la forme d’une allocation forfaitaire sur présentation par le salarié, pour chaque année civile, d’un justificatif de paiement ou d’une attestation sur l’honneur relatifs à l’utilisation effective de l’un ou plusieurs des moyens de déplacement listés ci-dessus.

Pour le salarié du secteur privé, le montant maximal du forfait mobilités durables est de 700 €/an pour les années 2022 et 2023.  La mesure est reconduite pour 2024. Il est exonéré de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu. 

Pour les agents de services publics, le montant du forfait mobilités durables dépend du nombre de jours d’utilisation du mode de transport durable :

• 100 € pour 30  à 59 jours,
• 200 € pour 60 à 99 jours,
• 300 € pour au moins 100 jours.

Le forfait mobilités durables remplace l’indemnité kilométrique vélo et l’indemnité covoiturage depuis mai 2020. Toutefois, l’indemnité kilométrique vélo, d’un montant de 0,25 € par kilomètre parcouru, peut encore être versée par les entreprises qui la proposaient. Elle est alors assimilée au versement du forfait mobilités durables.

Le salarié à temps partiel est également concerné

Les conditions et les modalités de prise en charge des frais de transport public, personnel ou du Forfait mobilités durables pour les salariés à temps partiel sont les suivantes :

• Si la durée du travail du salarié à temps partiel est égale ou supérieure à 17,5 heures par semaine, alors la prise en charge est identique à celle applicable à un salarié à temps complet.

• Si la durée du travail du salarié à temps partiel est inférieure à 17,5 heures par semaine (ou 75,83 heures par mois), alors la prise en charge est calculée proportionnellement au nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet (soit à un mi-temps).